Die Aufgaben der Hausverwaltung sind im WEG (Wohnungseigentumsgesetz) festgehalten. Sie ist für die Verwaltung von Wohnungseigentumsgemeinschaften zuständig. In der Immobilienwelt ist die Hausverwaltung ein fester Bestandteil geworden. Damit eine Immobilie, egal welcher Art, genutzt werden kann, braucht es die Verwaltung. Die Hausverwaltung, zum Beispiel die Hausverwaltung Mülheim, ist gemäß WEG verantwortlich für:
- Die Aufstellung der Hausordnung, wobei die Anordnung und Änderungen der Hausordnung dagegen durch die Wohnungseigentümerversammlung ausgemacht werden
- ein ordnungsgemäßes Instandhalten des gemeinschaftlichen Eigentums sowie Maßnahmen zu Sanierungsarbeiten (Beheben von Wasserschäden, Austausch von Fenstern und andere)
- das Beauftragen von allen Reparaturarbeiten (Elektrischen-, Wasser- oder Gasleitungen oder Aufzügen)
Rechnungen und Rücklagen
Insbesondere bei der Verwaltung der Gelder hat die Hausverwaltung Verpflichtungen. Dazu gehört die Finanzverwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie muss das Geld der Eigentümer von ihrem Kapital getrennt halten. Der Verwalter sollte ein Konto anlegen, dessen Inhaber die Wohnungseigentümer sind. Und über welches der Hausverwalter die Vollmacht besitzt. Über die Einnahmen und Ausgaben muss die Hausverwaltung einen Wirtschaftsplan erstellen. Die Eigentümer sind in der Verpflichtung jeden Monat Vorschüsse in Form von Hausgeld an die Verwaltung zahlen. Ende eines Kalenderjahres muss der Verwalter eine Gesamtabrechnung erstellen.
Weitere Pflichten
Die Hausverwaltung ist zudem zuständig für:
- Betriebskostenabrechnungen (diese sollte spätestens 6 Monate nach Ablauf des letzten Kalendermonats schriftlich an die Eigentümer gesandt werden)
- Kalkulieren von Heiz- und Warmwasserkosten
- Ermahnungen von Eigentümern, sollten Zahlungen ausstehen
- Aufbauen von Rücklagen
- die Fertigstellung von Vollmachten
- für die gesamte Korrespondenz
Über die Investierung der Gelder für die Instandhaltungsrücklage oder die Aufnahme von Krediten entscheidet nicht die Verwaltung, sondern die Wohnungseigentümergemeinschaft.
Eigentümerzusammenkunft
Das Organisieren von Eigentümerversammlungen gehört ebenso zu den Aufgaben der Hausverwaltung. Diese sollte einmal im Jahr stattfinden. Das erfolgt durch eine schriftliche Einladung. Die Hausverwaltung muss die Versammlung führen und ist verantwortlich für das Umsetzen der Beschlüsse. Die Einhaltung der Fristen im Interesse der Wohnungseigentümergemeinschaft ist ebenso die Aufgabe der Hausverwaltung. Sie muss die Entscheidungen befolgen, zu denen alle Wohnungseigentümer ihre schriftliche Einwilligung gegeben haben, wenn eine Zusammenkunft nicht stattgefunden hat.
Die Hausverwaltung ist verpflichtet, eine erneute Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen mit dem gleichen Gegenstand und der Bemerkung, dass die Versammlung ohne Berücksichtigung auf die Höhe der Anwesenden beschlussfähig ist, sofern die vorherige Versammlung unwirksam war.
Bei den Versammlungen muss die Hausverwaltung über den Zustand des Gebäudes informieren. Sie soll Auskünfte geben über eventuelle Kostenänderungen sowie geplante Investitionen. Und ist ebenso verpflichtet, eine Plattform für Probleme und Beschwerden zu erstellen, wobei die Hausverwaltung als Problemlöser dient.
Die Informationspflicht
Die Hausverwaltung ist verpflichtet, den Wohnungseigentümern jederzeit Auskunft zu geben in Sachen Verwaltungsvertragsinhalten. Es muss ein einsehbares Konto über Zahlungen vorhanden sein. Die Eigentümer müssen rechtzeitig über geplante Sanierungsmaßnahmen informiert werden. Es muss eine einsehbare Angabe über die Kostenkalkulation vorhanden sein. Sie ist ebenfalls verpflichtet, einem Beirat, sofern einer existiert, nach Ankündigung jederzeit Einsicht in die Unterlagen zu gewähren.
Im Vertrag sind noch weitere Aufgaben festgehalten, die die Hausverwaltung zu erledigen hat. Dazu gehören Einstellen und Bezahlen des Hausmeisters sowie das Beaufsichtigen und Pflege der Immobilie und der Außenanlagen.
Sollten die Eigentümergemeinschaften unzufrieden sein, so können sie das Geschäftsverhältnis kündigen und eine andere Verwaltung beauftragen.
